Gundah Gulana Masa KKN Tiba: Lemahnya Sistem Layanan Akademik Kampus

        

Sumber: Google

    Sebagian besar mahasiswa semester 6 UIN Saizu Purwokerto saat ini tengah mengalami gundah gusar, bahkan membuat tidur menjadi tak nyenyak. Pasalnya pendaftaran Kuliah Kerja Nyata (KKN) Angkatan 54 Tahun 2024 sangatlah pelik. Mulai dari kuota yang terbatas, yakni berjumlah 2000 mahasiswa, kemudian akses pendaftaran secara online melalui website kampelmas yang mengalami beberapa kendala seperti ketidakselarasan data antara website sipintar dengan kampelmas, diantaranya tentang keaktifan mahasiswa yang harus dibuktikan dengan bukti pembayaran uang kuliah tunggal, status kelulusan BTA / PPI dan jumlah Satuan Kredit Semester (SKS) yang belum valid per tanggal 20 Mei 2024, yang seharusnya pada tanggal 20 Mei 2024 mahasiswa sudah bisa mendaftar secara online. Namun, pada faktanya belum bisa.

Berdasarkan keputusan Lembaga Penelitian dan Pengabdian Kepada Masyarakat (LPPM) Nomor: B.1283/UN.19/K.LPPM/PP.00/5/2024 tentang rencana pelaksanaan Kuliah Kerja Nyata (KKN) angkatan 54 Tahun 2024 yang terbit tanggal 16 Mei 2024 menyatakan bahwa pendaftaran online KKN dapat dilakukan pada tanggal 20 Mei 2024. Faktanya per tanggal 20 Mei 2024 pada pukul 13:00 WIB mahasiswa masih memiliki kendala pada data yang ada di kampelmas diantaranya jumlah SKS yang belum sepenuhnya selaras dengan data di sipintar. Bahkan laman website kampelmas sendiri mengalami gangguan sehingga tidak dapat diakses.

    Mahasiswa UIN Saizu Purwokerto seyogianya dapat menikmati kemudahan layanan akademik berbasis digital yang konon lebih cepat, mudah dan efisien. Pada faktanya per tanggal 20 Mei 2024 dari jadwal yang seharusnya menjadi agenda pendaftaran KKN, kini mahasiswa harus lebih bersabar lagi dikarenakan website kampelmas masih dalam tahap sinkronisasi antara sisca, sipintar, dan kampelmas yang membuat pendaftaran KKN harus ditunda sampai proses sinkronisasi tersebut selesai.

Di era yang serba milenial ini, penting bagi kampus untuk memperbarui sistem administrasi di kampus dengan menggunakan Sistem Informasi Akademik yang terpadu. Selain menghemat waktu dan tenaga, semua pihak baik itu dosen, mahasiswa, karyawan bagian administrasi, bagian keuangan maupun bagian-bagian lain dapat memperoleh data yang selalu terbarukan secara realtime. Sistem Informasi Akademik merupakan suatu sistem yang dirancang untuk keperluan pengelolaan data-data akademik dengan penerapan teknologi komputer baik hardware maupun software sehingga seluruh proses kegiatan akademik dapat terkelola menjadi informasi yang bermanfaat dalam pengelolaan manajemen perguruan tinggi dan pengambilan keputusan-keputusan bagi pengambil keputusan atau top manajemen di lingkungan perguruan tinggi.

    Sistem akademik ini bertujuan untuk mendukung penyelenggaraan pendidikan sehingga perguruan tinggi dapat menyediakan layanan informasi yang lebih baik dan efektif kepada komunitasnya, baik di dalam maupun di luar perguruan tinggi tersebut melalui internet. Berbagai kebutuhan dalam bidang pendidikan maupun peraturan yang melingkupinya sedemikian tinggi sehingga pengelolaan akademik dalam suatu lembaga pendidikan menjadi pekerjaan yang sangat menguras waktu, tenaga dan pikiran. Dengan adanya suatu sistem, diharapkan pengolahan data antara user dan bagian sistem akademik yang menerima inputan dari mahasiswa, serta transaksi kegiatan perkuliahan dan kegiatan administrasi antara mahasiswa dengan perguruan tinggi tersebut dapat berlangsung dengan baik.

Dalam fenomena seperti ini pihak kampus UIN Saizu Purwokerto diharapkan dapat mempertimbangkan beberapa hal seperti berikut:

1. Memiliki Planning yang Matang

Guna meningkatkan sistem layanan akademik kampus menjadi lebih baik, harus membuat planning yang memuat tentang hal-hal teknis apa saja yang menjadi tantangan dan evaluasi dari sistem sebelumnya.

2. Pemilihan Vendor Pengembang Sistem Informasi Akademik yang Tepat

Pemilihan pengembang sistem informasi merupakan tahap yang sangat vital, jika kampus anda salah memilih vendor pengembang, presentasi keberhasilan pengembangan sistem bisa jadi sangat kecil. Kampus dalam hal ini harus memilih vendor pengembang yang sudah berpengalaman, serta sistem yang dikembangkan sudah teruji dan tentunya harus mengetahui desain sistem informasi yang cocok dengan tujuan akhir perguruan tinggi Anda. Di sini para pimpinan kampus turut berperan penting dalam menemukan vendor yang sesuai sehingga dapat mewujudkan kebutuhan dari perguruan tinggi.

3. Mempunyai Roadmap Pengembangan Sistem yang Jelas

Sebelum sistem informasi dikembangkan atau dibuat, anda sebagai user harus menanyakan kepada vendor pengembang, bagaimana roadmap pengembangan sistem informasi akan dikembangkan supaya arah sistem yang akan dikembangkan sesuai dengan tujuan dan keperluan kampus. Jika sebuah vendor pengembang berpengalaman, tentunya kampus pasti akan diberi roadmap pengerjaan sebuah project. Tahap ini juga sangat penting agar pengembangan sistem dapat dikontrol dan mempunyai tujuan yang jelas.

4. Testing Sistem Informasi

Sebelum sistem diluncurkan ada baiknya untuk melakukan sejumlah uji coba atau yang sering kita kenal dengan UAT (User Acceptance Testing) terhadap sistem tersebut. Uji coba ini dilakukan untuk menemukan hal-hal yang masih tidak berkesesuaian dengan kebutuhan perguruan tinggi atau memeriksa error sebuah sistem.

5. Pemahaman Sumber Daya Manusia

Setelah tahap uji coba selesai dan sistem informasi sudah dapat bekerja secara maksimal, selanjutnya dibutuhkan sosialisasi sistem informasi kepada seluruh civitas akademika kampus yang terlibat. Perguruan tinggi harus memberikan sosialisasi dan pelatihan mengenai penggunaan sistem informasi yang telah dikembangkan. Tahapan ini juga tidak kalah penting, kegagalan pengoperasian oleh user akan menjadi kegagalan pengembangan sistem.

6. Tingkat Sekuritas yang Tinggi

Sistem informasi manajemen kampus harus memiliki tingkat keamanan yang baik, karena sistem informasi tersebut tentunya berisi data-data yang bersifat penting dan rahasia. Jika terjadi kebocoran data, tentu akan berakibat tidak baik bagi kampus. Untuk itu, sistem informasi harus mempunyai sistem keamanan yang baik agar tidak menimbulkan dampak negatif bagi perguruan tinggi.

7. Maintenance Sistem

Pemeliharaan secara berkala juga tidak kalah penting dalam pengembangan sebuah sistem, maintenance sebuah sistem mempunyai banyak jenis, seperti perawatan berdasarkan perubahan kebutuhan atau perubahan untuk meningkatkan kualitas sistem tanpa merubah fungsinya, dan masih banyak jenis maintenance lainnya.

       

Keberhasilan implementasi sistem informasi manajemen di perguruan tinggi dipengaruhi oleh banyak hal, mulai dari perencanaan hingga pengelolaan dari sistem informasi itu sendiri. Untuk menunjang keberhasilan dari implementasi sistem informasi manajemen, segala tahapan dalam implementasinya sebaiknya dilakukan dengan baik dan maksimal, tentunya untuk hasil yang maksimal pula. Berbicara tentang implementasi Sistem Informasi Akademik, sistem yang handal dan pengalaman sebuah pengembang Sistem Informasi sangat penting. Untuk itu perguruan tinggi jangan sampai salah memilih partner dalam mengembangkan sebuah sistem informasi.

Referensi:  Jurnal Wahana Akademika Volume 4 Nomor 2, Oktober 2017 STRATEGI PENINGKATAN KUALITAS PELAYANAN AKADEMIK PADA SEKOLAH TINGGI

Penulis: Ilham Krisna Mukti

Editor: Nadia Naila Sifa